Lorsque vous travaillez dans une entreprise, vous avez souvent besoin de composer un e-mail d'affaires à quelqu'un que vous ne connaissez pas. Même s'il peut être un peu maladroit, ça fait partie de la vie professionnelle. Vous pouvez alléger la maladresse en créant une lettre professionnelle qui comprend une introduction de vous-même, un message clair de l'objet de l'e-mail et une conclusion concise exprimant votre appréciation pour la considération. En plus, une approche professionnelle de la communication par courriel aidera votre message à atterrir dans la boîte de réception du destinataire a lieu de son dossier de courrier indésirable.
1-Ecrire une ligne d'objet professionnelle et pertinente.
Cette ligne d'objet ne doit pas être "Bonjour" ou "Merci" car ce sont des lignes d'objet standard qui sont parfois marqués comme spam. La ligne d'objet doit immédiatement permettre au lecteur de savoir l'objet de la communication. Si c'est clair, il encouragera le destinataire de votre e-mail pour l'ouvrir et lire le contenu.
2-Apprenez le nom et prénom du destinataire.
Consultez le site Web de la société pour connaitre le nom correspondant à l'adresse e-mail de votre destinataire. En outre, trouver le numéro de téléphone de l'entreprise, et d'appeler pour se renseigner sur le nom de votre destinataire de l'e-mail. Un e-mail qui contient un nom est beaucoup plus susceptible d'être pris au sérieux que celui qui est adressé à un destinataire anonyme.
3-Identifiez-vous et la société que vous représentez.
Lorsque vous faites cela au début de l'e-mail, le lecteur a une meilleure idée de la raison pour laquelle il devrait continuer à lire ce que vous avez écrit.
4-Présentez votre demande ou proposition d'une manière concise et professionnelle.
En identifiant clairement votre objectif, vous présentez une image professionnelle qui sera prise au sérieux par le lecteur. Inclure des détails, des endroits spécifiques, les coûts et d'autres renseignements pertinents. Éviter la verbosité. Le destinataire de votre e-mail est une personne occupée et n'a pas le temps de lire un e-mail décousu.
5-Fournir des informations sur la façon dont le lecteur peut vous répondre.
Même si votre adresse e-mail doit apparaître comme l'adresse de retour, il est bon de lister votre adresse e-mail, numéro de téléphone, l'emplacement physique ou d'autres informations de contact comme le numéro de fax. Laissez le lecteur savoir quelles sont vos attentes en ce qui concerne sa réponse et les délais.
6-Dites "merci" à la fin de votre e-mail.
Le destinataire de l'e-mail était gentil et attentionné suffisamment pour lire l'intégralité de votre e-mail. Il est approprié de le remercier pour le temps consacré à lire votre communication.
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